Mnoge kompanije se suočavaju s dilemom: da li voditi finansije putem internog računovodstvenog tima ili angažovati vanjski računovodstveni servis. Ova dva pristupa nisu isključiva; moguće je kombinovati interne i vanjske knjigovodstvene usluge i iskoristiti prednosti oba pristupa. U nastavku objašnjavamo kako kombinovati interne i vanjske knjigovodstvene usluge i kada takav model ima najviše smisla. Poseban osvrt dajemo na outsourcing računovodstva u BiH i kako kombinovano knjigovodstvo može poboljšati efikasnost poslovanja. (Ukoliko niste sigurni u uloge internih knjigovođa i eksternih računovođa, pročitajte naš vodič o razlici između računovodstva i knjigovodstva.)
Prednosti internog računovodstva (vlastiti tim)
Interno računovodstvo podrazumijeva da imate zaposlenog knjigovođu ili čitav finansijski tim unutar firme. Ovakav pristup donosi nekoliko prednosti:
- Neposredna dostupnost: Interni knjigovođa je prisutan u vašoj firmi i dostupan je odmah za sva pitanja ili hitne situacije. Poznaje detaljno vaše poslovanje, industriju i interne procese.
- Bolja kontrola: Kada je finansijska funkcija unutar firme, menadžment ima potpunu kontrolu nad načinom vođenja evidencije i može direktno nadzirati rad računovodstvenog osoblja. Povjerljivi podaci ostaju unutar kuće, što nekim kompanijama uliva veće povjerenje.
- Personalizovan pristup: Interni tim može prilagoditi finansijsko izvještavanje specifično vašim potrebama. Na primjer, mogu kreirati posebne izvještaje ili analize koje su relevantne samo za vaš poslovni model.
Međutim, oslanjanje isključivo na interni tim ima i nedostatke. Troškovi zapošljavanja iskusnog računovođe mogu biti visoki (plata i ostali doprinosi), a mali interni tim često nema širinu znanja kao specijalizovana agencija sa više stručnjaka. Osim toga, ako interni računovođa odsustvuje ili napusti firmu, riskirate prekid u finansijskoj funkciji.
Prednosti vanjskog računovodstvenog servisa (outsourcing)
Angažovanje vanjske računovodstvene agencije ili outsourcing računovodstva donosi drugačiji set prednosti:
- Stručnost i iskustvo: Računovodstvene agencije obično zapošljavaju tim stručnjaka sa širokim iskustvom. Dobijate pristup kolektivnom znanju više računovođa koji su upoznati s propisima u BiH, međunarodnim standardima i specifičnostima različitih industrija.
- Ušteda vremena i troškova: Umjesto da sami vodite računa o obračunima plata, porezima i drugim zahtjevnim zadacima, možete ih prepustiti vanjskom servisu i fokusirati se na vođenje biznisa. Outsourcing je često isplativiji, mjesečna naknada servisu obično je niža od plate i doprinosa za internog zaposlenog slične stručnosti.
- Skalabilnost i kontinuitet: Vanjska firma može lako prilagoditi obim usluga vašim potrebama. Ako vaš biznis raste i treba vam više podrške, računovodstvena agencija će angažovati dodatne resurse za vas. Takođe, ne morate brinuti o odsustvima, ako je vaš referent na odmoru, agencija ima zamjenu i vaš posao neće trpjeti.
- Tehnologija i alati: Specijalizovane agencije često koriste napredne računovodstvene softvere, digitalne alate za izvještavanje i sigurnosne kopije podataka. Time se smanjuje rizik od grešaka i poboljšava efikasnost. Kao klijent, možete dobiti uvid u savremene alate bez da ih sami kupujete ili održavate.
Naravno, outsourcing takođe ima potencijalne nedostatke. Komunikacija sa eksternim timom zahtijeva dobru koordinaciju, bitno je uspostaviti jasne kanale komunikacije i rokove. Neke firme brinu o povjerljivosti podataka, ali ugledne računovodstvene kuće imaju stroge mjere zaštite povjerljivosti. Takođe, vanjski saradnici možda neće od početka poznavati detalje vašeg poslovanja kao interni, ali se to premošćuje kroz inicijalnu fazu upoznavanja i kontinuiranu saradnju.
Kombinovani model u praksi
Kombinovanje internog i eksternog pristupa može vašoj firmi donijeti najbolje od oba svijeta. Mnoge srednje i velike kompanije u BiH primjenjuju upravo ovaj model: dio računovodstvenih poslova obavlja njihov interni tim, dok su određene funkcije ili nadzor povjereni vanjskoj agenciji.
Primjeri kako to može izgledati u praksi:
- Interno knjigovodstvo, eksterni nadzor: Vaš interni knjigovođa vodi svakodnevne evidencije i knjiži transakcije, dok eksterni računovođa (ili tim) periodično pregleda te evidencije, sastavlja finansijske izvještaje kvartalno ili godišnje, te daje strateške preporuke.
- Outsourcovan obračun specifičnih oblasti: Možda vaš interni tim pokriva većinu posla, ali određene kompleksne oblasti prepustite vanjskim stručnjacima. Na primjer, obračun poreza na dobit ili PDV možete povjeriti specijalistima iz računovodstvene agencije, dok se interni tim fokusira na fakturisanje i naplatu potraživanja.
- Projektna saradnja: Neke firme angažuju eksternog računovođu samo za posebne projekte ili periode. Na primjer, pri spajanju sa drugom kompanijom ili pripremi za reviziju, možete privremeno angažovati vanjskog savjetnika u timu.
Ključ uspjeha u kombinovanom modelu je jasna podjela odgovornosti i dobra komunikacija. Poželjno je na početku saradnje definisati ko je zadužen za koju vrstu poslova, kako se razmjenjuju podaci i u kojim rokovima. Takođe, redovni sastanci (mjesečno ili kvartalno) između vašeg internog tima i eksternih računovođa pomažu da svi budu usklađeni i da se potencijalni problemi riješe na vrijeme.
Zaključak
Kombinovani pristup računovodstvu pruža fleksibilnost i sigurnost, imate interni uvid i kontrolu, uz vanjsku ekspertizu kada vam je potrebna. Za mnoge firme u BiH ovo je optimalan način da dobiju kvalitetno knjigovodstvo i stručno računovodstveno savjetovanje.
Važno je procijeniti veličinu i potrebe svog poslovanja: manje firme možda će se osloniti isključivo na vanjski servis da izbjegnu troškove stalnih zaposlenih, dok veće kompanije često imaju interni tim uz eksternu podršku za kompleksna pitanja.
Ako razmišljate o unapređenju svog finansijskog upravljanja, razmotrite prednosti kombinovanog modela. Naša računovodstvena kuća može preuzeti dio vaših računovodstvenih poslova ili pružiti savjetodavnu podršku vašem internom timu, saznajte više na stranici Računovodstvo za velika preduzeća ili nas kontaktirajte za konsultacije.
