Vlasnici preduzeća se često pitaju kada angažovati računovođu i da li im je potrebna samo osnovna knjigovodstvena podrška ili i stručniji računovodstveni savjeti. Ova dilema je posebno izražena kod malih i srednjih firmi u BiH koje pokušavaju optimizovati troškove, a ujedno ostati u skladu sa propisima. U ovom vodiču razmatramo ulogu knjigovođe naspram računovođe i kada je firmi potrebna koja vrsta stručnjaka, kako biste lakše donijeli odluku za potrebe vašeg poslovanja.
Uloga i značaj knjigovođe za vašu firmu
Knjigovođa je često prva finansijska osoba koju mala firma angažuje, bilo interno ili putem vanjskog servisa. Razlog je jednostavan, bez urednog knjigovodstva nema kvalitetnih finansijskih informacija. Knjigovođa vodi evidenciju svih transakcija, drži poslovne knjige ažurnim i brine se da dokumentacija bude uredna. Za startup ili malu firmu sa relativno malim obimom posla, knjigovođa (čak i honorarni ili eksterni) može biti sasvim dovoljan u početku.
Evo situacija u kojima je knjigovodstvena usluga dovoljna:
- Mala početna firma: Ako tek pokrećete biznis i imate mali broj transakcija mjesečno, knjigovođa može obaviti sve što vam treba, od izdavanja faktura do evidentiranja troškova i pripreme osnovnih izvještaja za poreske prijave.
- Jednostavno finansijsko poslovanje: Preduzeća koja nemaju složene finansijske instrumente, kredite ili investitore obično mogu funkcionisati samo sa knjigovođom koji će pratiti prihode, rashode i osnovna dugovanja/potraživanja.
- Budžetska ograničenja: Knjigovođe obično naplaćuju niže tarife od ovlaštenih računovođa. Ako vam je budžet veoma ograničen, možda je smisleno prvo angažovati knjigovođu za osnovne zadatke. (Za više detalja o cijenama takvih usluga, posjetite našu stranicu Cijena računovodstvenih usluga.)
U ovim slučajevima, knjigovođa će osigurati da su vaše finansijske knjige tačne i zakonite. Međutim, važno je napomenuti da knjigovođa sam po sebi neće pružiti dublju analizu poslovanja niti savjete kako da unaprijedite finansije, to nije u opisu njegovog posla.
Kada nastupa potreba za računovođom?
Kako vaše poslovanje raste i finansije postaju složenije, tako raste i potreba za računovođom. Računovođa donosi viši nivo stručnosti koji prevazilazi puko evidentiranje podataka. Evo indikatora da bi vašoj firmi dobro došla usluga računovođe:
- Rast obima posla: Ako je vaša firma prerasla fazu malog biznisa i broj transakcija značajno porastao, računovođa može pomoći u uspostavljanju boljih finansijskih kontrola i izvještaja. Veći promet znači i složenije knjiženje, računovođa će osigurati da se sve pravilno obrađuje i analizirati nove trendove u poslovanju.
- Kompleksnije finansijske obaveze: Kada počnete imati više zaposlenih, kredite, investitore ili poslovanje u više gradova/država, finansijska slika postaje kompleksna. Računovođa je potreban da bi se bavio pitanjima poput optimizacije poreza, izrade finansijskih planova, upravljanja novčanim tokom i ispunjavanja zakonskih obaveza (npr. izrada godišnjih finansijskih izvještaja koje u BiH ovlašteni računovođa mora verifikovati).
- Planiranje i strategija: Ako donosite veće poslovne odluke, širenje poslovanja, nova investicija, uvođenje novih proizvoda, računovođa može pružiti finansijske analize i prognoze koje pomažu da sagledate posljedice tih odluka. Knjigovođa obezbjeđuje podatke, ali računovođa ih pretvara u smislene informacije za planiranje.
- Nedostatak vremena ili znanja kod vas: Mnogi vlasnici malih firmi u početku sami vode finansije ili to radi bliski saradnik. Kada shvatite da vam to oduzima previše vremena ili niste sigurni u tumačenje finansijskih pokazatelja, vrijeme je za profesionalnog računovođu ili finansijskog savjetnika koji će preuzeti te zadatke.
- Revizije i kontrole: U slučaju da vas očekuje eksterna provjera (npr. poreska inspekcija ili revizija investitora), angažovanje računovođe unaprijed može osigurati da dokumentacija i izvještaji budu potpuno ispravni i pripremljeni za kontrolu.
U suštini, računovođa postaje neophodan onda kada poslovanje prevaziđe okvire rutinskog knjiženja. On neće samo “pregledati papire”, već će dodati vrijednost kroz stručno vođenje finansija. Važno je napomenuti da ne morate nužno zaposliti računovođu kao stalnog radnika odmah. Mnoge firme u BiH unajmljuju eksternog računovođu ili konsultantsku računovodstvenu firmu po potrebi, bilo da pregleda finansijske izvještaje kvartalno, ili da pomogne oko složenih obračuna na kraju godine.
Kako izabrati pravu opciju za svoju firmu?
Pri odabiru da li vam treba samo knjigovođa ili i računovođa, razmotrite sljedeće:
- Veličina i složenost firme: Manje i jednostavne firme mogu krenuti sa knjigovođom. Kako rastete, preispitajte da li dobijate dovoljno uvida iz postojećeg finansijskog izvještavanja ili vam treba dublja analiza.
- Ciljevi poslovanja: Ako planirate širenje ili tražite investitore, računovodstveni savjeti su vam gotovo sigurno potrebni. Za svakodnevno poslovanje bez planova velikih promjena, knjigovođa može biti dovoljan.
- Budžet: Uvijek imajte na umu troškove. U startu, angažovanje knjigovođe je ekonomičnije. Kasnije, računovođa predstavlja investiciju u kvalitetno finansijsko upravljanje. Pogrešno vođene finansije mogu skupo koštati kasnije, pa uračunajte to u odluku.
- Zakonske obaveze: Informišite se o zakonskim zahtjevima. Naprimjer, određeni nivoi kompanija u BiH mogu biti obavezni da imaju izvještaje potpisane od ovlaštenog računovođe. Ako ulazite u tu kategoriju, neophodno je imati računovođu makar eksterno angažovanog.
Zaključak
Knjigovođa je poput temelja vaše kuće, brine da su svi podaci u redu i na svom mjestu. Računovođa je arhitekt koji od tih temelja gradi smislen finansijski izvještaj i savjetuje kako dalje. U idealnom slučaju, vremenom ćete koristiti i jednog i drugog stručnjaka u skladu s rastom poslovanja. Na početku je dovoljno imati pouzdanog knjigovođu, ali budite spremni da uključite računovođu kada za to dođe vrijeme.
Ako već koristite interne knjigovodstvene resurse i razmišljate o dodatnoj stručnoj pomoći izvana, svakako pročitajte naš članak Kako kombinovati interne i vanjske knjigovodstvene usluge, gdje objašnjavamo kako spojiti najbolje od oba pristupa za uspjeh vašeg poslovanja.
