Mijenjanje računovodstvene agencije ne mora biti noćna mora. Međutim, bez jasnog plana to lako može postati.
U jednoj ruci imate gomilu razloga da odete:
- loša komunikacija,
- greške koje se ponavljaju,
- izostanak proaktivnosti,
- nemar.
U drugoj ruci imate neizvjesnost. Kako izgleda proces promjene? Koliko traje? Šta sve može da pođe po zlu?
Dobra vijest je da prelazak sa jedne računovodstvene agencije na drugu može biti brz, siguran i organizovan – naravno, ukoliko znate redoslijed koraka i ako nova agencija zna svoj posao.
U nastavku vam donosimo detaljan vodič kako da obavite ovu tranziciju bez stresa i gubitaka, čak i ako ste prethodnu saradnju razvlačili duže nego što ste smjeli.
Kad je vrijeme za promjenu?
Promjena računovodstva se ne dešava iz dosade. Dešava se kada više nemate povjerenje u ono što dobijate.
Ako prepoznajete barem tri stavke sa ove liste, vrijeme je za akciju:
- Niste sigurni da vam je sve prijavljeno na vrijeme
- Ne dobijate informacije o zakonodavnim promjenama
- Na svako pitanje dobijate odgovor: “moramo da provjerimo”
- Ljudi se smjenjuju, a niko vam ne kaže ko sada vodi vaš nalog
- Počeli ste sami unositi stvari u Excel – za svaki slučaj
To onda nije saradnja. To je tehničko održavanje, a to nije dovoljno.
Šta znači dobra tranzicija?
Uređena promjena računovodstva mora pokriti četiri stvari:
- Stanje – znate tačno gdje ste stali
- Prenos – imate sve što vam treba od prethodne agencije
- Preuzimanje – nova agencija ima strukturiran onboarding
- Zatvaranje – ne ostaje nijedan otvoreni rep koji se vuče
Ako bilo šta od ovoga fali, napraviće se rupa.
Neke će biti odmah vidljive. Neke tek za šest mjeseci. I to će se, recimo, desiti baš onda kad vas inspektor pita za knjige iz prethodne godine, a vi shvatite da ih nemate.
Prvi korak. Pribavite svu dokumentaciju
Bez obzira na to koliko je prethodna agencija bila loša, morate obezbijediti komplet:
- Glavnu knjigu
- Kartice konta
- Mjesečne i godišnje PDV prijave
- PPP-PD i M4 obrasce
- Salda konta kupaca i dobavljača
- Bruto bilans
- Popis osnovnih sredstava
- Izvještaje o poslovanju (ako ih je bilo)
Ako agencija odugovlači sa dostavljanjem, tražite im pisano. Ako i dalje ne dobijate ništa, nova agencija mora znati kako da postupi u takvoj situaciji (postoje zakonski alati).
Drugi korak. Izaberite pravi trenutak za prelazak
Najbolji momenti za tranziciju su:
- po završetku kvartala – sve se zatvori i nova agencija preuzima čisto stanje
- početkom mjeseca – da se fiskalni i operativni tokovi ne preklapaju
- po završetku poreske godine – naročito ako mijenjate pravnu formu
Ali nemojte čekati savršen trenutak ako već trpite štetu. Loš partner vas svakim danom košta više, čak i ako vam ne stižu direktni troškovi.
Treći korak. Proces sa novom agencijom
Nova agencija bi trebala imati jasan plan za preuzimanje:
- čeklistu sa dokumentima koje trebate dostaviti
- uvodni sastanak sa osobom koja vodi vaš nalog
- upoznavanje sa softverima i sistemima za razmjenu dokumenata
- definisanje roka do kada sve mora biti prebačeno
Ako vam nova agencija kaže “Samo vi pošaljite šta imate, pa ćemo vidjeti…”, prekinite odmah. To znači da nemaju proceduru.
Četvrti korak. Greške koje prave firme
- Ne traže sve od prethodne agencije
Bez kompletnog seta dokumenata, novi tim ne može da vas preuzme kako treba. - Pokušavaju raditi sa dvije agencije paralelno
To uvijek vodi u konfuziju. Jedan unosi fakturu, drugi je ne vidi, vi gubite trag. - Ne definišu datum od kog nova agencija preuzima
Mora biti precizno: od kog datuma prelazi odgovornost. Sve prije toga je stara agencija. - Ne provjeravaju da li nova agencija poznaje specifičnosti poslovanja
Ako imate paušal, radite sa inostranstvom ili vodite robu po kalkulaciji – postavite pitanja. Ne podrazumijevajte.
Šta ako nešto ostane neobrađeno?
Nova agencija mora izvršiti početnu kontrolu stanja. Ako primijeti:
- nelogična salda konta,
- neusaglašene prijave i uplate,
- nepostojeće osnovne podatke…
…onda vas mora odmah obavijestiti i predložiti plan ispravke.
To se ne rješava u hodu. To mora biti dokumentovano.
Koliko sve traje?
Ako se sve radi kako treba, tranzicija se može završiti za:
- 5 radnih dana pripreme
- 3 dana preuzimanja dokumenata
- 5–10 dana uhodavanja (prvi mjesec rada)
U idealnim uslovima, za manje od 3 sedmice možete imati potpun prelazak.
Promjena računovodstvene agencije je poslovna odluka, a ne izlaz iz frustracije.
Ako uradite redoslijed kako treba:
- znaćete šta prepuštate,
- šta preuzimate,
- i ko je odgovoran za svaki dio tranzicije.
Dobra agencija vam nudi strukturu. Ako ne znate odakle krenuti, tražite od agencija da vam pošalju plan tranzicije. Ozbiljni će to već imati pripremljeno.
