Za mnoge preduzetnike izbor računovodstvene agencije ne djeluje hitno sve dok ne postane neophodan. Često se prvi put ozbiljno razmišlja o angažovanju računovođe tek kada zatreba važan finansijski izvještaj ili se na vrata pokuca poreska inspekcija. Jedan naš klijent naučio je to na teži način: loš računovođa zamalo ga je koštao visoke kazne. Tada je shvatio koliko je važno odabrati pouzdanu agenciju od samog početka.
Ovaj vodič pomoći će vam da tu odluku donesete promišljeno i informisano, iz ugla kompanije koja želi sigurnost, tačnost i povjerenje u svoje finansijsko poslovanje. U nastavku saznajte na šta sve trebate obratiti pažnju kako biste pronašli najbolju računovodstvenu agenciju za svoje potrebe.
Definišite potrebe svog poslovanja
Prvi korak je da jasno odredite šta vam tačno treba od računovodstvene agencije. Svaka firma je drugačija. Koliko imate zaposlenih, koja je djelatnost, poslujete li lokalno ili i sa inostranstvom? Da li vam treba samo osnovno knjigovodstvo ili i finansijsko savjetovanje? Računovodstvena agencija može kvalitetno raditi tek kad ima jasnu sliku vašeg poslovanja.
Razmislite i o načinu rada: očekujete li brze odgovore, proaktivan pristup, fleksibilne izvještaje prilagođene vašim potrebama? Kada jasno odredite kriterije, lakše ćete prepoznati agenciju koja ih ispunjava.
Iskustvo sa sličnim kompanijama
Nisu sve agencije iste, kao što ni svi klijenti nisu isti. Računovodstvo za IT startup nije isto što i za građevinsku firmu ili trgovinu. Zato provjerite ima li agencija iskustvo sa firmama slične djelatnosti kao što je vaša.
Tražite konkretne primjere. Ako već vode par sličnih klijenata, vjerovatnije je da neće “učiti na vama”.
Ne ustručavajte se zatražiti i reference zadovoljnih klijenata – dobra agencija rado će vas povezati sa nekim ko već koristi njihove usluge. Takođe, pitajte mogu li ispratiti vaš rast: šta se dešava kada klijent poraste od malog preduzeća do srednjeg? Ako se mogu prilagoditi većem obimu posla, bićete mirniji i dugoročno.
Upoznajte osobu (ili tim) koji će raditi s vama
Imajte na umu da nećete sarađivati s logotipom ili direktorom, nego sa konkretnim računovođom. Zakažite razgovor direktno sa osobom koja će voditi vaše knjige i provjerite njeno iskustvo. Često se dešava da prvi sastanak vodi iskusni direktor, a da vaš račun potom preuzme junior – što nije nužno loše ako taj junior ima dobar nadzor, ali važno je da to znate unaprijed.
Pitajte konkretnije: kako izgleda jedan tipičan mjesec sa klijentom poput vas? Koliko firmi vodi paralelno, kako komunicira i rješava eventualne nesporazume ili reklamacije?
Ne tražite savršenstvo, već profesionalca sa provjerenim sistemom rada. Drugim riječima, jasna procedura i dobra komunikacija nisu bonus, već osnovni dio usluge. Ako još na početku uočite nejasnoće ili sporu komunikaciju, zapitajte se da li želite takvoj osobi povjeriti svoje finansije.
Tehnologija i dostupnost podataka
U digitalnoj eri, računovodstvena agencija treba koristiti savremeni softver. Kao vlasnik, trebali biste moći brzo provjeriti finansijsko stanje svog poslovanja bez slanja upita i dugog čekanja. Slobodno pitajte koji softver koriste i omogućava li vam uvid u ključne izvještaje u realnom vremenu.
Dobra agencija omogućiće digitalnu razmjenu dokumentacije i automatsku obradu podataka (npr. uvoz bankovnih izvoda umjesto ručnog kucanja). Ako i dalje zahtijevaju da nosite hrpe papira ili čekate kraj kvartala za osnovne brojke – vjerovatno koriste zastarjele metode.
Također, uvjerite se da ćete vi kao klijent imati transparentan uvid u svoje podatke u svakom trenutku – bez obzira da li je vaš računovođa na godišnjem odmoru ili zauzet drugim klijentima.
Kontrola kvaliteta i tačnost
Greške se mogu desiti svakome, ali važno je da ih agencija svede na minimum. Pitajte imaju li interne procedure za kontrolu kvaliteta i ispravke grešaka. Ozbiljna agencija primjenjuje princip “četiri oka” – svaki unos ili izvještaj pregleda i druga osoba – ili ima internog revizora koji provjerava rad knjigovođa.
Ako sve zavisi od jedne osobe bez ikakve kontrole, rizik od propusta je mnogo veći. Zato neka vam ukratko objasne svoj sistem provjere – da li koriste checkliste, interne revizije i slično. Time ćete znati da li preduzimaju korake da vaše knjige budu u svakom trenutku pouzdane.
Razumijevanje vaše industrije
Ne očekujete od računovođe da zna više o vašoj industriji od vas, ali svakako morate procijeniti da li dovoljno razumije specifičnosti vašeg posla. Ako ste IT kompanija, računovodstvo mora znati kako tretirati prihode od prodaje softvera ili online usluga. Ako imate maloprodaju, treba da razumiju šta znači svakodnevni promet preko fiskalne kase. Ako poslujete sa inostranstvom, moraju znati bar osnove o deviznim naplatama, izvozu i oslobađanjima od PDV-a.
Testirajte agenciju tako što ćete pitati da vam opišu kako vode klijenta iz vaše branše. Ne uopšteno, već konkretno: na primjer, kako rješavaju obračun poreza za firmu koja se bavi istom djelatnošću kao vaša. Ako odgovori budu suviše opšti ili ispunjeni isključivo teoretskim frazama, moguće je da nemaju praktično iskustvo u toj oblasti. Dobar računovođa govori vašim jezikom, a ne samo računovodstvenim žargonom.
Više od knjiženja – izvještavanje i savjetovanje
Kvalitetno računovodstvo nije tu samo da ispuni zakonsku obavezu i knjiži prošle transakcije – ono treba da vam pomogne da bolje upravljate biznisom. Razmislite kakvu podršku u odlučivanju želite. Da li agencija pruža dodatne analize i upravljačke izvještaje koji vam mogu ukazati na trendove u poslovanju? Na primjer, ako svaki put morate posebno tražiti izvještaje po pojedinačnim projektima ili kupcima, i dobijate ih tek kao šture tabele, možda ne dobijate pravu vrijednost od te saradnje. Dobar partner će vam predložiti sistem izvještavanja koji prati ključne pokazatelje za vaš biznis i pomoći vam da uočite gdje zarađujete, a gdje gubite.
Iskusna agencija može ponekad uočiti stvari koje vama promaknu jer ste fokusirani na operativu. To može biti dodatna vrijednost – npr. sugestija kako da optimizirate troškove ili bolje iskoristite poreske olakšice. Naravno, računovođa nije poslovni savjetnik u punom smislu, ali proaktivan pristup i korisni savjeti razlikuju vrhunsku agenciju od one koja samo “odrađuje posao”.
Spremnost na poreske kontrole
Poreske inspekcije i provjere su realnost – prije ili kasnije, svaka firma može doći na red za detaljniju kontrolu. Zato je bitno znati kako će vas agencija podržati u takvim situacijama. Pitajte ih koliko su puta do sada prošli kroz poreznu kontrolu zajedno sa klijentima i kakva su iskustva imali. Da li vas mogu zastupati pred inspektorima? Hoće li neko iz agencije biti fizički prisutan ako inspekcija dođe u vašu kancelariju?
Iskustvo klijenta: prethodni računovođa ostavio ga je samog tokom inspekcije – klijent nije znao kako odgovoriti na pitanja, a pomoć nije stigla. Takve situacije pokazuju koliko je važna podrška u kriznim trenucima. Dobra računovodstvena agencija unaprijed će vas posavjetovati koje dokumente treba imati spremne, pomoći će vam da uredno vodite evidencije koje inspekcija može tražiti, a biće uz vas i tokom same inspekcije.
Raspitajte se i da li redovno prate izmjene zakona i propisa – tako ćete izbjeći da zbog neznanja prekršite neki novi propis. Prevencija je najbolja zaštita od kazni.
Prava računovodstvena agencija donijeće vašem poslovanju mir i uštedu vremena. Kada suzite izbor, ne libite se pitati sve što vas zanima – u tome vam može pomoći i naš vodič 10 pitanja koja treba postaviti računovođi prije angažovanja, kao i tekst Greške pri izboru agencije – šta izbjegavati da izbjegnete uobičajene zamke.
Na kraju, odluka se svodi na povjerenje. Ako tražite iskusnog i pouzdanog savjetnika za finansije svoje firme, Vizija Računovodstvo vam stoji na raspolaganju. Posjetite našu stranicu i uvjerite se zašto mnogi biznisi u povjeravaju baš nama svoje računovodstvo.
