Vodič za profesionalce i menadžere
Izbor računovodstvene agencije je jedna od onih odluka koje ne djeluju hitno dok to ne postanu. Kada vam zatreba izvještaj za banku, dokumentacija za reviziju, tačno i pravovremeno obračunat PDV, ili samo neko da prepozna da se u bilansima nešto ne slaže prije nego što to uradi inspekcija – tek tada shvatite koliki je značaj tog partnerstva.
Ovaj vodič pomaže da tu odluku donesete informisano, sistematično i iz ugla firme koja želi da ima sigurnost, pregled i povjerenje u svoje finansije.
Počnite od sebe. Definišite sopstvene potrebe.
Koliko zaposlenih imate, koji tip poslovanja vodite, koliko lokacija, koliko pravnih lica, da li poslujete međunarodno, koje standarde morate poštovati (npr. IFRS)?
Agencija ne može dobro raditi svoj posao ako nema jasnu sliku vašeg. I ne može vam pomoći u razvoju ako joj ne date smjer.
Osim tehničkih podataka, razmislite i o organizacionim vrijednostima koje očekujete: brzina odgovora, proaktivnost, poznavanje sektora, fleksibilnost u izvještavanju. Kada to znate, znaćete i šta tražite.
Provjerite da li imaju iskustvo sa firmama poput vaše.
Nisu sve agencije iste. I nisu svi klijenti isti. Računovodstvo za tehnološku firmu koja prodaje softver u deset zemalja potpuno je drugačije od računovodstva za građevinsku firmu, lanac restorana ili agenciju koja radi sa freelancerima.
Tražite konkretne primjere. Ako imaju barem tri firme sličnog profila koje vode duže od godinu dana, možete računati na iskustvo koje nije stečeno na vama.
Pitajte ih i kako se mijenjala njihova usluga kako su klijenti rasli. Agencija koja može da isprati razvoj pokazuje ne samo iskustvo, već i organizacionu sposobnost skaliranja.
Upoznajte osobu koja će raditi sa vama.
Ko vas zaista vodi? To nije logo, nije direktor, nije sajt. To je osoba koja odgovara na vaš mail u petak popodne.
Upoznajte tu osobu. Pitajte je kako izgleda jedan radni mjesec, kako komunicira s klijentima, koliko klijenata paralelno vodi. Pitajte kako se rješavaju neslaganja, reklamacije, kontrole.
Ne tražite savršenog čovjeka, već tražite profesionalca sa procedurom iza sebe.
Agencija može imati odličan sistem, ali ako vaš operativni kontakt ne zna kako se koristi, imaćete problem svaki put kad dođe do neslaganja. Profesionalna komunikacija mora biti dio paketa, ne privilegija.
Tehnologija i dostupnost podataka.
Nema opravdanja da ne znate stanje otvorenih stavki bez da šaljete mail.
Dobra agencija:
- koristi softver koji vam daje pristup izvještajima u realnom vremenu,
- omogućava da uvozite izvode bez prepisivanja,
- ima sistem za razmjenu dokumenata bez slanja ZIP fajlova.
Ako vam računovodja treba da bi vam pročitao sopstvene bilanse – razmislite.
Također, provjerite da li sistem omogućava različite nivoe pristupa za vaš tim (menadžeri, operativa, vlasnici). Transparentnost je bolja kada ne zavisi od jedne osobe, već od podešene strukture prava i uvida.
Kontrola i sigurnost unosa.
Greške su dio svakog procesa. Profesionalnost je u tome da ih sistemski svedete na minimum.
Pitanja za agenciju:
- Ko i kako provjerava unos?
- Koliko često se rade interne revizije?
- Da li klijent dobija uvid u analitike i greške koje su ispravljene?
Ako sve zavisi od jedne osobe – zavisi i vaša firma.
Također provjerite imaju li proceduru za prijavu grešaka, kao i interni check-list sistem koji osigurava da su svi procesi zatvaranja perioda urađeni dosljedno. Bez toga ulazite u zonu rizika.
Da li razumiju kako posluje vaša firma?
Ne tražite od agencije da zna više o vašoj industriji od vas. Ali tražite da zna dovoljno da vas ne usporava.
Ako ste IT firma – da zna kako se tretiraju licencni prihodi.
Ako ste u maloprodaji – da razumije šta znači dnevni promet sa fiskalnih kasa.
Ako poslujete sa inostranstvom – da zna kako funkcionišu naplate u devizama, dokumentacija za izvoz i PDV oslobađanja.
Zamolite ih da vam opišu kako vode jednog klijenta iz slične branše. Ne teorijski, već konkretan slučaj. Tada ćete odmah znati da li govore vašim jezikom ili računovodstvenim šablonima.
Upravljačko izvještavanje i podrška odlučivanju.
Računovodstvo nije samo zakonska obaveza. Trebalo bi da vam pomaže da vidite gdje ste.
Ako svaki put tražite poseban izvještaj „po timu“, „po trošku“, „po klijentu“, i za sve dobijate PDF – zapitajte se da li vam pomažu ili vas samo evidentiraju.
Dobar partner pomaže donošenje odluka, ne samo da evidentira prošlost.
Pitajte ih i da li mogu predložiti strukturu izvještavanja koja bi vama olakšala praćenje ključnih pokazatelja. Neke firme ne znaju šta im treba dok ne vide kako to izgleda kod drugih. Tu agencija može dati dodatnu vrijednost.
Pripremljenost za kontrole.
Inspekcije se dešavaju. Kod manjih firmi često. Kod većih – skoro sigurno.
Pitajte agenciju:
- Koliko kontrola su prošli sa klijentima u posljednje dvije godine?
- Kako se pripremaju?
- Da li su prisutni na licu mjesta?
- Da li pripremaju komentare i obrazloženja?
U kriznim situacijama se ne pravi strategija. Tada se vidi da li ste je imali.
Dodatno, tražite da vam predstave plan za redovne interne kontrole i način na koji ažuriraju dokumentaciju u skladu sa zakonskim izmjenama. Prevencija je najjeftinija zaštita.
Fleksibilnost i skalabilnost.
Rast firme znači više posla, ali i više odgovornosti. Da li agencija može da vas prati kada:
- otvarate novu firmu,
- formirate holding,
- uvodite interni kontroling,
- ulazite u due diligence ili pripremu za investiciju?
Ako ne mogu da vas prate kada rastete – moraćete da ih mijenjate kada vam najviše trebaju.
Pitajte ih i da li imaju tim koji se bavi složenijim strukturama i konsolidacijom. Ako su svi klijenti mikro, pitanje je da li će znati kako da vas podrže kad vaš obim naraste tri puta.
Povratna informacija, edukacija i razvoj.
Da li vas informišu kada se mijenja zakon? Da li vas pozivaju na webinare? Da li vam šalju mjesečne uvide, trendove, analize?
Ako ste na istom informativnom nivou kao prije godinu dana – niste rasli zajedno.
Partneri koji ulažu u svoje klijente, zadrže ih duže. I obrnuto.
Pogledajte i koliko ulažu u edukaciju svog tima. Ako su operativci bez dodatne obuke više godina, i vi ćete dobijati istu uslugu bez obzira na to koliko vaš biznis postaje kompleksniji.
Evaluacija.
Napravite tabelu.
Stavite kriterijume: tim, tehnologija, transparentnost, iskustvo, reagovanje u krizama, upravljački uvid, kontrola kvaliteta, skalabilnost.
Dajte ocjene.
Ne birajte na osnovu cijene po paketu.
Birajte na osnovu vrijednosti koju dobijate kroz godinu dana rada.
Jer računovodstvo je svakodnevna odluka. Ne jednom.
Vizija računovodstvo sarađuje sa firmama koje očekuju više. Ne u cijeni, već u kvalitetu saradnje.
Ako tražite partnera koji razumije kako izgleda odgovornost u finansijama, kontaktirajte nas:
- Preuzmite vodič u PDF formatu “Pitanja koja treba postaviti svakoj računovodstvenoj agenciji”
- Pogledajte cijene i strukturu paketa
- Ili nas direktno kontaktirajte putem forme za ponudu
Radimo sa firmama koje računaju unaprijed.
