Izbor računovodstvene agencije često djeluje jednostavno, sve dok ne postane skupo. Nije rijetkost da vlasnici firmi na brzinu angažuju prvog ponuđenog računovođu, pa se tek nakon mjeseci ili godina suoče sa posljedicama. Drugim riječima, loš računovođa vas može koštati i novca i ugleda. Najčešće greške pri izboru knjigovođe uglavnom proizilaze iz nedostatka informacija i brzopletih odluka.
(Ukoliko još niste sigurni kako pravilno odabrati agenciju, preporučujemo i naš vodič Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju.)
Birate samo po cijeni
Naravno da trošak igra ulogu. Ali ako birate najjeftiniju ponudu računovodstvenih usluga bez jasnog razumijevanja šta tačno dobijate, rizikujete da završite sa agencijom koja:
- ne razumije dovoljno vaše potrebe,
- ne prati aktivno promjene u propisima,
- i ne prepoznaje situacije kada bi vas trebala na vrijeme upozoriti.
Jedan preduzetnik iz Sarajeva ispričao nam je kako ga je “jeftini” računovođa na kraju koštao više zbog kazne za pogrešno obračunate poreze. Ova greška se mogla izbjeći uz iskusnijeg partnera.
Rješenje:
Tražite jasan cjenovnik s opisom usluga koje su uključene u određenu cijenu. Ako neka agencija ne može jednostavno objasniti šta tačno dobijate za ponuđeni iznos – ne ulazite u saradnju. Bolje je postaviti pitanja unaprijed nego kasnije otkriti da “povoljna” opcija podrazumijeva skrivene troškove ili manjkav kvalitet usluge. Više savjeta na ovu temu naći ćete i u članku 10 pitanja koja treba postaviti računovođi prije angažovanja.
Ne provjeravate reference i iskustvo
Mnogi preskoče osnovno, a to je da pitaju ko još koristi usluge te agencije. Nema logike povjeriti svoje finansije nekome ko ne može dokazati da je već uspješno radio sa firmama sličnim vašoj.
Rješenje:
Zatražite konkretne reference ili preporuke klijenata. Provjerite imaju li već iskustva u vašoj djelatnosti (npr. IT sektor, trgovina, ugostiteljstvo). Ugledna agencija će se ponositi svojim klijentima i neće imati problem da vam navede nekoliko dugogodišnjih saradnji kao dokaz svog iskustva.
Ignorišete specijalizaciju
Postoji velika razlika između agencije koja “radi sve” i one koja ima fokusirano područje ekspertize. Ako ste paušalac, IT startap ili imate zaposlene u inostranstvu – bolje je odabrati računovođu koji poznaje specifičnosti takvog poslovanja.
Rješenje:
Postavite pitanja koja otkrivaju specijalizaciju agencije. Na primjer: “Koliko klijenata imate u IT sektoru?”, ili “Da li ste vodili računovodstvo firmi koje posluju međunarodno?”. Odgovori će vam odmah pokazati da li agencija zaista razumije vaš tip poslovanja ili samo govori ono što mislite da želite čuti.
Ne insistirate na ugovoru
Nevjerovatno je, ali mnogo firmi nema ni osnovni ugovor o saradnji sa svojim računovodstvenim servisom. Bez ugovora nemate nikakvu formalnu zaštitu – ni definisane rokove i odgovornosti, ni obaveze oko povjerljivosti i komunikacije. Sve ostaje na dobroj volji, što može funkcionisati dok je sve u redu, ali ako dođe do problema – bićete u nezavidnoj poziciji.
Rješenje:
Insistirajte na potpisivanju jasnog ugovora o pružanju računovodstvenih usluga. Ne mora biti dug i komplikovan, ali mora postojati. Ugovor štiti i vas i agenciju: precizira rokove (npr. dostavu mjesečnih izvještaja), odgovornosti (ko šta radi), kao i klauzule o raskidu saradnje. Ako agencija izbjegava sklapanje ugovora ili ga ne spominje – to je ozbiljan signal za uzbunu.
Ne provjeravate softver i način komunikacije
Računovodstvo bez savremenog softvera danas je problematično. Ako još uvijek sve šaljete preko e-mail priloga ili, još gore, kutija papira, veća je šansa za greške i sporiji protok informacija. Slično tome, ako vaš jedini vid komunikacije sa računovođom budu povremeni telefonski pozivi, vjerovatno ćete propuštati bitne stvari.
Rješenje:
Pitajte koji program agencija koristi za vođenje evidencije i da li klijentima omogućava digitalni pristup podacima. Takođe, raspitajte se o učestalosti komunikacije: koliko često ćete imati sastanke ili izvještaje, i kojim kanalima ćete komunicirati (e-mail, telefonski, online aplikacija?). Ako računovođa nema dobar softver ili plan komunikacije, vremenom ćete se vjerovatno frustrirati nedostatkom informacija ili sporim reakcijama na vaše upite.
Ne razmišljate o budućem razvoju
Agencija vam može sasvim dobro odgovarati danas dok ste mali. Ali šta kada vaše poslovanje poraste? Hoće li moći i tada da vas podrži, ili ćete postati “premali klijent” za njih ili suviše zahtjevan? Često se dešava da se u početku sve odvija glatko, a onda dođe do zastoja kada firma naraste, otvori nove djelatnosti ili uđe u složenije transakcije.
Rješenje:
Razmišljajte dugoročno. Pitajte agenciju može li vas pratiti ako udvostručite broj zaposlenih, proširite poslovanje na inostranstvo ili dobijete mnogo veći obim posla. Dobra agencija će već imati plan (ili iskustvo) za rad sa kompanijama različitih veličina. Ako osjetite oklijevanje ili neodređene odgovore na ovu temu – možda tražite računovođu za kratke staze, a ne partnera za budućnost.
Ne provjeravate ko će zaista voditi vaše poslove
Na sastanku pri prodaji usluge priča vam iskusni senior, ali kasnije vas “preuzme” pripravnik. Ugovorite saradnju, a nakon par mjeseci više ni sami niste sigurni s kim zapravo komunicirate o svojim finansijama. Ovo nije neuobičajeno kada se radi o većim agencijama sa mnogo kadrova.
Rješenje:
Tražite da vam se jasno kaže ko je odgovoran za vaš račun i ko će biti vaš glavni kontakt. Idealno, to treba da stoji i u ugovoru. Ako vam se ljudi često mijenjaju ili uvijek pričate s nekim ko ne zna detalje vašeg poslovanja – vrijeme je za uzbunu. U računovodstvu je kontinuitet važan: želite osobu ili tim koji dobro poznaje vaše poslovanje, a ne da svakih nekoliko mjeseci objašnjavate ispočetka novom referentu ko ste i čime se bavite.
Dakle, računovodstvo je partnerstvo, a ne puko vođenje papirologije. Ako pogrešno odaberete, možda to nećete osjetiti odmah ali s vremenom, vjerovatno hoćete. Pravi izbor agencije štiti vas, štedi vam vrijeme, novac i živce. Zato poenta nije izbjeći “skupu” agenciju, već onu koja bi vas mogla skupo koštati time što ne zna šta radi.
Također pogledajte: 10 pitanja koja treba postaviti računovođi prije angažovanja & Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju – ovi tekstovi će vam pomoći da donesete pravu odluku.
Ukoliko ste spremni izbjeći sve navedene greške i tražite provjerenog savjetnika za svoje finansije, obratite nam se. Vizija Računovodstvo nudi stručan i posvećen tim koji će vaše poslovanje voditi profesionalno i transparentno, kako biste se vi mogli posvetiti rastu svog biznisa.
