Možda imate preporuku.
Možda vam je neko poslao kontakt.
Možda ste pronašli tri web stranice i ne znate koju da izaberete.
Bez obzira na to kako ste došli do liste potencijalnih agencija, sljedeći korak je ključan: kako procijeniti koja knjigovodstvena agencija je prava za vas?
Ova čeklista nije teorijska. Napravljena je na osnovu stotina firmi koje su mijenjale knjigovodstvo, neke uspješno, neke s gorkim iskustvom.
Prije nego što počnemo, zašto čeklista?
Zato što je lako fokusirati se samo na cijenu. Ili na to da je neko rekao da su „ok“.
Ali saradnja s knjigovodstvom traje mjesecima i godinama.
Greške se ne vide odmah. Međutim, kad se dese, koštaju više nego što ste spremni platiti.
15 faktora koje trebate provjeriti prije nego što kažete DA
1. Da li nude ugovor sa jasno definisanim uslugama i obavezama?
Bez ugovora nema zaštite. Ako agencija izbjegava ugovor – bježite.
2. Ko vodi vaš nalog? Junior, praktikant ili senior?
Lijepa web stranica ne znači ništa ako vas vodi neko bez iskustva. Insistirajte da znate ime osobe koja je direktno odgovorna.
3. Koliko klijenata imaju u vašoj industriji?
Ako radite e-commerce, a oni rade uglavnom građevinu – to nije dobar znak.
4. Kako izgleda proces prijema novog klijenta?
Ozbiljne agencije imaju strukturiran proces: lista dokumenata, vremenski okvir, komunikacijski kanali.
5. Da li koriste digitalne alate i softver za razmjenu dokumenata?
Viber + skeniranje računa nije sistem. Tražite platformu sa pristupom, evidencijom i arhivom.
6. Koliko brzo odgovaraju na e-mailove i poruke?
Testirajte već u fazi upita. Ako im treba tri dana da odgovore dok se još niste ni dogovorili – šta vas čeka poslije?
7. Da li imaju pravne savjetnike u timu ili partnerstvu?
Ako imate zaposlene, ugovore ili prekogranične situacije, morate znati da neko pokriva i pravnu stranu.
8. Koliko puta godišnje vas proaktivno kontaktiraju s važnim informacijama?
Ne želite agenciju koja šuti dok ne pitate. Dobra agencija vas informiše kada se nešto mijenja.
9. Da li vas edukuju ili samo odrađuju posao?
Postavljaju li pitanja, daju li preporuke, objašnjavaju li zašto nešto treba? Ili samo prebace PPP-PD i doviđenja?
10. Postoji li jasan cjenovnik sa svim troškovima?
Skriveni troškovi su crvena zastavica. Pitajte: šta tačno dobijam za ovu cijenu i šta plaćam dodatno?
11. Da li nude personalizaciju u skladu s vašim režimom rada?
Svaka firma je drugačija. Agencija koja sve klijente stavlja u isti Excel ne razumije posao.
12. Kako reaguju kad se desi greška?
Ne daj Bože, ali dešava se. Bitno je: da li priznaju? Da li saniraju? Da li preuzimaju odgovornost?
13. Mogu li vas ispratiti ako firma poraste?
Ako sada imate 3 zaposlena, a planirate 10, pitajte da li vas agencija može ispratiti skaliranjem bez promjene tima.
14. Da li imaju preporuke, odnosno reference koje možete pozvati?
Nemojte se stidjeti da tražite kontakt druge firme s kojom rade.
I pozovite ih.
Kratko, konkretno: jeste li zadovoljni?
15. Da li agencija razumije vaše poslovne ciljeve, a ne samo propise?
Knjigovodstvo nisu samo brojevi. To je vaš partner koji zna gdje idete i šta želite postići. Ako to ne pitaju – neće vas ni podržati kako treba.
Kako koristiti ovu listu?
Uzmite tri agencije koje razmatrate. Provedite svaku kroz ovu listu.
Dajte svakoj ocjenu (DA / oprez / NE) za svaki kriterij.
Onda uporedite. Biće vam mnogo jasnije ko je stvarno spreman da vas podrži, a ko samo lijepo izgleda na web stranici.
BONUS. Primjer mini matrice za upoređivanje agencija
| Faktor | Agencija A | Agencija B | Agencija C |
|---|---|---|---|
| Ugovor | DA | DA | oprez |
| Odgovorna osoba | DA | NE | DA |
| Industrijska ekspertiza | DA | oprez | DA |
| Softverska podrška | oprez | DA | NE |
| Proaktivnost | NE | DA | DA |
| Transparentnost cijene | DA | DA | NE |
| Edukacija klijenta | oprez | DA | oprez |
| Reakcija na greške | ? | DA | ? |
| Kapacitet za rast | DA | DA | NE |
| Reference dostupne | DA | DA | NE |
Predlažemo da napravite i vlastitu tabelu i dodate još faktora koji su vama važni.
Dakle, ne birate knjigovodstvenu agenciju da biste vi provjeravali svaki dokument. Birate je da biste se mogli posvetiti svom poslu.
Ali za to je potrebno povjerenje i sistem koji funkcioniše.
Ova čeklista vam pomaže da prepoznate ko od kandidata zaista može to isporučiti.
