Ne angažujete samo računovođu već birate partnera za miran san.
Ako ste u dilemi oko izbora računovođe, ovih 10 pitanja za potencijalnog računovođu pomoći će vam da donesete pravu odluku i izbjegnete skupe greške.
1. Koliko klijenata imate u mojoj djelatnosti?
Industrija u kojoj poslujete diktira mnoge računovodstvene specifičnosti. Knjigovodstvo građevinske firme ne izgleda isto kao knjigovodstvo IT startupa ili trgovine. Zato je važno da saznate ima li agencija iskustvo baš u vašoj branši. Ako već vode nekoliko klijenata sličnih vama, znaju na šta treba obratiti pažnju i gdje se najčešće griješi u toj djelatnosti.
Zašto pitati ovo? Agencija koja poznaje vašu industriju neće “učiti na vama”. Naprotiv, moći će vas unaprijed upozoriti na propise i izazove tipične za vaš sektor – bilo da je riječ o građevinskim dozvolama, IT licencama ili specifičnim porezima u vašoj oblasti poslovanja.
2. Kako izgledaju vaši izvještaji, mogu li vidjeti primjer?
Izvještaji su ogledalo vašeg poslovanja. Dobar računovodstveni izvještaj treba da bude jasan i razumljiv i nekome ko nije finansijski stručnjak. Ako vam agencija dostavlja samo suve tabele prepune brojeva bez ikakvog objašnjenja, malo ćete od toga imati koristi.
Zato tražite da vidite primjer izvještaja koji šalju klijentima. Provjerite da li je pregledan, da li sadrži objašnjenja ili grafički prikaz ključnih podataka. Kvalitetan izvještaj ne služi samo da zadovoljite formu, već da vam pomogne razumjeti šta se dešava u vašem poslovanju i šta bi možda trebalo mijenjati.
3. Imate li internu kontrolu kvaliteta (QA) i kako funkcioniše?
Svi ljudi griješe ponekad – pitanje je samo ko te greške provjerava prije nego što stignu do Poresne uprave ili vaših poslovnih knjiga. Ozbiljna računovodstvena agencija ima sistem interne provjere kvaliteta. To može biti princip “četiri oka”, gdje svaki obračun ili izvještaj pregleda još jedan iskusni računovođa, ili poseban interni revizor koji povremeno kontroliše rad knjigovođa.
Pitajte konkretno:
- Ko i kako provjerava obračune i knjiženja?
- Da li postoji interna revizija i koliko često?
- Šta se dešava ako uočite grešku – kako se ispravlja i obavještava klijent?
Ako računovođa nema dobar odgovor na ova pitanja, moguće je da se oslanjaju isključivo na brzinu i sreću, umjesto na sistem provjera.
4. Kako pratite promjene u propisima i kako me obavještavate o novostima?
Poreski i računovodstveni propisi mijenjaju se često, a vi kao preduzetnik nemate vremena da svakodnevno pratite Službeni glasnik. Zato je bitno da vaš računovođa to radi umjesto vas. Ne pitajte samo “pratite li promjene zakona?” – pitajte i kako.
Primjeri potpitanja:
- Ima li agencija osobu posvećenu praćenju propisa?
- Da li klijente obavještavaju putem e-maila ili telefonom o bitnim izmjenama?
- Koliko brzo reagiraju kada izađe novi propis ili rok?
Računovođa koji vas na vrijeme informiše o promjenama (npr. novim poreskim olakšicama ili pomjerenim rokovima za predaju izvještaja) vrijedi zlata.
5. Šta se dešava ako dođe poreska inspekcija?
Poreska kontrola ne mora biti noćna mora – ali postaje drama ako niste spremni i nemate podršku. Dobro računovodstvo zna tačno šta inspekcija može tražiti, kako teče procedura i šta treba (ili ne treba) reći bez konsultacija.
Ovim pitanjem ne pitate njihove “skrivene namjere”, već testirate koliko su spremni da vas zastupaju i zaštite. Saznajte ko vas predstavlja pred inspektorima i kako su do sada rješavali takve situacije.
Pitajte:
Da li neko iz agencije dolazi kod vas u firmu ako inspekcija pokuca na vrata? Imate li direktnu kontakt osobu za takav slučaj ili biste čekali odgovore dok inspektor sjedi u vašoj kancelariji?
6. Ko će konkretno voditi moje finansije (i kakvo je njegovo iskustvo)?
Nije svejedno ko će svakodnevno rješavati vaše finansijske zavrzlame. Često na prvom sastanku upoznate direktora sa 20 godina iskustva, a kasnije vaš dosije vodi junior knjigovođa. To nije nužno loše ako taj junior ima dobru podršku i nadzor.
Zato tražite ime i poziciju osobe koja će biti direktno zadužena za vaš račun. Pitajte koliko dugo radi taj posao i koliko klijenata već vodi. Takođe, provjerite da li će njen rad kontrolisati neko iskusniji. Ako je osoba preopterećena klijentima ili radi bez ikakve supervizije, mogli biste kasnije ispaštati zbog sporih odgovora.
7. Imate li iskustva s digitalnim poslovanjem i online naplatom?
Sve više biznisa u BiH posluje online – prodaja putem web shopova, naplata usluga iz inostranstva preko PayPala, Stripea i sličnih platformi. Ali ne znaju sve računovodstvene agencije pravilno knjižiti takve transakcije. Za vas je bitno da li su se već susreli sa modelom poslovanja koji vi imate.
Ako imate e-commerce, pitajte znaju li voditi evidenciju internet prodaje, kako tretiraju naplate iz inostranstva i konverzije valuta. Ako poslujete sa stranim klijentima, provjerite da li razumiju šta su tečajne razlike i kako se knjiže uplate iz inostranstva. Bolje je to znati unaprijed nego naknadno ispravljati pogrešno obračunate poreze zbog neznanja knjigovođe.
8. Kako ćemo komunicirati i koliko brzo odgovarate na upite?
Jedna od najčešćih frustracija u saradnji sa računovođama je – čekanje. Pošaljete upit u utorak – odgovor stigne tek u petak. Takvo kašnjenje unosi nepotreban stres.
Zato unaprijed dogovorite očekivanja u komunikaciji. Pitajte koliki je uobičajeni rok da odgovore na e-mail ili telefonski poziv. Saznajte da li postoji neko koga možete kontaktirati za hitne slučajeve kada je vaš glavni kontakt odsutan. Ozbiljna agencija već na početku jasno navodi svoj prosječan rok odgovora (npr. unutar jednog radnog dana) i daje kontakt za hitna pitanja.
Dobra komunikacija je osnov dobrog partnerstva. Ako unaprijed ustanovite pravila, kasnije će biti manje nervoze i nesporazuma.
9. Da li pripremate finansijske izvještaje za banke ili tendere (po potrebi)?
Banke često traže posebne finansijske pokazatelje i projekcije kad aplicirate za kredit. Takođe, ako konkurišete na tenderima ili javnim pozivima, biće vam potrebni izvještaji koji nisu dio redovnog knjigovodstva (npr. posebni izvještaji za banke ili potvrde za tendere).
Zato je korisno znati hoće li vam računovodstvena agencija pomoći i u takvim vanrednim situacijama. Neke agencije se striktno drže samo osnovnih usluga, druge možda pružaju podršku i izvan standardnog okvira. Ako planirate razvoj koji uključuje apliciranje za kredite ili bespovratna sredstva, ovo pitanje će vam pokazati hoće li agencija moći da vas prati u koraku.
10. Možete li mi dati kontakte klijenata za reference?
Nema boljeg uvida nego kada razgovarate s nekim ko već sarađuje s agencijom koju razmatrate. Pitajte otvoreno – imaju li zadovoljnih klijenata koji su spremni podijeliti svoje iskustvo i preporuku? Ugledna agencija trebalo bi da vam dostavi kontakt bar jednog dugogodišnjeg klijenta.
Kroz takav razgovor iz prve ruke možete saznati kako agencija funkcioniše u praksi: da li ispunjava rokove, kako komunicira, da li je ikada bilo problema i kako su rješavani. Te informacije su zlata vrijedne za donošenje konačne odluke.
Ovih 10 pitanja će vam pomoći da jasno procijenite da li potencijalni računovođa ispunjava vaše kriterije. Ne ustručavajte se da ih postavite – dobar računovođa će cijeniti vaš temeljan pristup.
Za dodatnu pomoć pri odluci, preporučujemo i naš vodič Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju, kao i tekst Greške pri izboru agencije – šta izbjegavati koji upozorava na uobičajene zamke. A ukoliko smatrate da je vrijeme za provjerenog partnera u finansijama, tu je i Vizija Računovodstvo – slobodno nam se obratite za posvećenu, stručnu podršku koja donosi miran san svakom preduzetniku.
